PROGRESS UPDATE
英語会議で進捗を報告する
「何をしましたか」には答えられるのに、報告が終わると「それで、予定に間に合うの？」と聞かれる。進捗報告では、作業の一覧に加えて、予定への影響と必要な判断を伝えます。
最初に予定どおりかどうかを伝え、完了したこと、未解決の問題、次の行動を続けます。助けが必要な場合は、誰に何をいつまでにしてほしいかまで述べます。
作業の順番ではなく、相手の判断に必要な順番で話す
月曜日からの作業を時系列に全部話すと、最後まで聞かないと状況が分かりません。先に現状を一文で示し、その説明として完了したことと残っていることを続けます。以下のプロジェクト・数字・日時は練習用の架空例です。
| 順番 | 内容 | 例 |
|---|---|---|
| 1. 現状 | 予定との関係 | We’re on track for Friday. 金曜日に向けて予定どおりです。 |
| 2. 完了 | 確認できる成果 | We’ve completed the first round of testing. 1回目のテストを完了しました。 |
| 3. 残っていること | 問題・未確認・待ち | Two issues are still open. まだ問題が2件残っています。 |
| 4. 次の行動 | 対応と、必要なら依頼 | We’ll resolve them by Thursday. 木曜日までに解決する予定です。 |
残る作業が完了しなければ納期に間に合わない場合、最後の文だけで済ませず条件も述べます。“We’re on track, provided we receive approval by Wednesday.” は「水曜日までに承認が得られれば、予定どおり進められます」という条件付きの報告です。
予定どおりの報告にも、次の節目を入れる
“Everything is fine.” だけでは、どの段階まで進んだか分かりません。完了したものと、次に確認できるものを一つずつ伝えます。
We’re on track for the Friday release.
We’ve completed testing of the core features.
The final review is scheduled for Thursday morning.
I’ll share the results after the review.
金曜日の公開に向けて予定どおり進んでいます。
主要機能のテストは完了しました。
最終レビューは木曜日の午前に予定されています。
レビュー後に結果を共有します。
on track for の後ろには、目指している日程や出来事を置けます。“on track for Friday” や “on track for the launch” のように、何に間に合うのかを示します。予定や予測を、すでに終わった事実と混ぜないようにします。
遅れているときは、理由のあとに影響と対応を続ける
遅延の報告で原因だけを詳しく説明すると、聞き手は自分の予定を変える必要があるのか判断できません。「どれだけ遅れるか」「何に影響するか」「どう対応するか」を続けます。まだ見積もれない場合は、そのことと次に見通しを出せる時期を伝えます。
We’re two days behind schedule because the data arrived late.
This puts the Friday review at risk.
We’re prioritizing the core analysis and will confirm the revised schedule tomorrow.
データの到着が遅れたため、予定より2日遅れています。
そのため、金曜日のレビューに間に合わない可能性があります。
主要な分析を優先し、明日、修正したスケジュールを確定してお伝えします。
at risk は「達成できないおそれがある」という表現で、延期が決まったという意味ではありません。延期が確定しているなら “The review has been moved to Monday.” のように、決定した日付を伝えます。
助けが必要なら、具体的な依頼で報告を終える
“We need support.” では、誰が何をすればよいか分かりません。必要な資料、承認、担当者の判断を絞り、期限を付けます。相手がその期限で対応できるかも確かめます。
Could you approve the revised scope by Wednesday?
We need the approval before we can start the final tests.
修正した作業範囲を水曜日までに承認いただけますか。
最終テストを始めるには、その承認が必要です。
Would that timing work for you?
その時期で対応できますか。
自分が依頼を受ける側なら、対応できる範囲と日時を返します。その場で約束できなければ、確認して返答する言い方を使います。会議後には、合意した担当者と期限をフォローアップメールに残せます。
長い作業メモを、短い報告へ直す
次のメモを読み、現在の状況・完了・残る問題・次の行動の順で話してください。
月曜：対象データを整理。火曜：分析の前半を終了。水曜：必要なデータが1件不足していると判明。予定では木曜に分析を終える。データ担当者には木曜の午前までに受領したいと伝える必要がある。間に合わなければ、完了は金曜になる見込み。
報告例を見る
The Thursday deadline is at risk. We’ve completed the first part of the analysis, but one data set is still missing. Could the data team send it by Thursday morning? If it arrives later, we expect to finish on Friday.
木曜日の期限に間に合わない可能性があります。分析の前半は終わりましたが、まだデータが1件不足しています。データ担当チームから木曜の午前までに送っていただけますか。それより遅い場合、完了は金曜日になる見込みです。
「遅れるかもしれない」と「遅れることが決まった」を分けて話せたか、必要な依頼を言えたかを確認します。語数を減らすこと自体を目的にせず、相手が次の判断をできる情報を残してください。
自分の報告を書き出す場所が必要なら、会議の準備シートを使えます。
よくある質問
progress は複数形にしますか。
進み具合を指す progress は通常、不可算名詞として使います。We’ve made progress. や Here’s a progress update. と言えます。報告を複数示すなら、updates を使えます。
進捗率が分からない場合も報告できますか。
無理に完了率を作らず、完了した成果物、未完了の作業、次に確認できる節目を述べます。完了予定を出す場合は、前提条件や未確認の点も分けて伝えます。
YOUR NEXT MEETING
読むところから、声に出すところへ。
終わったことと、まだ確認中のことを分けて報告する練習です。例を確認してから、自分で声に出して言い直せます。