英語会議後のフォローアップメール
会議後のメールは、話した内容をすべて再現する議事録ではありません。読み手が必要なのは、決まったこと、誰が何をいつまでに行うか、まだ決まっていないことです。この三つを短く分けると、英語でも書きやすくなります。
件名で会議を特定し、本文は Decisions、Action items、Open questions の順に並べます。お礼や前置きは一文で十分です。担当者と期限は同じ箇条書きに入れます。
件名で内容を探せるようにする
Follow-up: Product Launch Meeting — September 4
フォローアップ：製品公開会議（9月4日）
Action Items: Website Renewal Meeting
対応事項：ウェブサイト刷新会議
Follow-up だけでは、受信箱で見返したときに会議を特定できません。会議名か案件名を続けます。毎週開く会議なら、日付も入れてください。
メールの中心が担当事項なら Action Items、決定の共有なら Decisions を先頭に置けます。件名を凝るより、検索したときに見つかる単語を選ぶほうが役に立ちます。
冒頭はお礼とメールの目的だけ
Thank you for your time today. Below is a summary of our decisions and next steps.
本日はありがとうございました。決定事項と次の対応を以下にまとめます。
Thanks for the discussion. I've listed the action items we agreed on below.
ご議論ありがとうございました。合意した対応事項を以下に記載します。
会議に参加した事実や、メールを送った経緯を長く説明する必要はありません。Below is ... で、この先に何が書かれているかを伝えます。
next steps は次に行うこと全体、action items は担当者に割り当てた具体的な作業です。担当と期限まで決まった内容を列挙するなら、action items のほうが正確です。
決定事項と対応事項を分ける
We agreed to start with a limited release.
対象を絞って公開することで合意しました。
Aya will send the revised plan by Thursday, September 10.
アヤさんが9月10日（木）までに修正版を送ります。
We agreed to ... の後ろには、合意した行動を置きます。We discussed ... は「話し合った」としか伝えないため、決定事項の見出しでは使い分けが必要です。結論が出ていないなら、未決事項へ回します。
対応事項は「担当者＋動詞＋対象＋期限」で書きます。The plan will be updated. のような受け身では担当が消えます。日付は曜日も添えると読み違いに気づきやすくなりますが、曜日と日付の組み合わせは送信前に確認してください。
未決事項にも次の動きを付ける
The budget is still open. Ken will prepare two options for Friday's meeting.
予算はまだ決まっていません。ケンさんが金曜の会議までに二つの案を用意します。
Please let me know by Wednesday if I missed anything.
抜けている点があれば、水曜までにお知らせください。
still open は、論点が未決のまま残っていることを表します。ただ「未決です」で終えると、次回も同じところから話し始めることになります。誰が何を準備するかまで続けます。
内容の訂正を依頼するときは、返信の期限を添えると、いつ記録を確定するかが明確です。急ぎでなければ期限を入れない選択もありますが、次の作業が始まる前には認識をそろえておきます。
そのまま調整できる全文例
Subject: Follow-up: Product Launch Meeting — September 4
Hi everyone,
Thank you for your time today. Below is a summary of our decisions and next steps.
Decisions
- We will start with a limited release for the sales team.
- The public release date remains September 21.
Action items
- Aya will send the revised release plan by Thursday, September 10.
- Ken will confirm the support schedule by Friday, September 11.
Open question
- The training schedule is still open. We will decide it at Friday's meeting.
Please let me know by Wednesday if I missed anything.
Best,
Aya
この例では、会議中に出た理由や発言者ごとの意見は省いています。判断の背景まで記録する必要がある案件なら、Reason を決定事項の直下に一文だけ足します。メールが長くなり、議事録を別に作っているなら、本文には要点と議事録へのリンクを置く方法もあります。
社外の相手には、冒頭を Thank you for meeting with us today.、結びを Please let me know if you have any questions. に替えると丁寧です。ただし、決定事項と担当を曖昧にするほど敬語を重ねる必要はありません。
送信前に確認する箇所
確認するのは英文の難しさより、固有名詞、数字、担当者、期限です。会議で決まっていない内容を、自然な文章に整える途中で決定事項へ変えないようにします。自分の提案は We agreed ... ではなく、I propose ... や Could we ...? と書き分けます。
送る前に、各箇条書きを見て「誰が次に動くか」を答えられるか確認してください。答えられない項目には担当を足します。担当が決まっていないなら、その事実を未決事項として残します。
会議の最中に担当と期限まで確認できれば、フォローアップメールは短時間で作れます。進行役の締め方は英語会議の進行記事、追加の定型表現は英語会議のフレーズ集とビジネス英語メールのフレーズ集にまとめています。
関連リンク
公開日: 2026年9月4日